Toda vez que tenho um novo projeto para gerenciar a primeira pergunta que me vem na mente é: por onde devo começar ?
Os primeiros dias (ou semanas) podem ser assustadores até o momento em que estarà claro tudo o que precisa ser feito.
Baseado nas minhas últimas experiências por aqui, recolhi neste Post um elenco de 5 dicas que uso no meu dia-a-dia de Project Manager para que você também possa planejar bem seu projeto, de qualquer natureza que ele possa ser. OK , vamos começar?
Dica # 1: Estabeleça sua equipe
Você não pode gerenciar um projeto sozinho, então começe identificando quem vai ajudá-lo nisso.
Geralmente nas empresas,o “dono” deste projeto, ou seja, quem paga por ele ou o teu chefe, já deve ter algumas idéias sobre quem vai estar na equipe , então converse com ele e em seguida se apresente aos indivíduos participantes. Conheça-os e identifique o papel que cada um irà desempenhar no projeto , pois isso vai ajudá-lo a planejar a carga de trabalho de forma eficaz.
É muito importante que todos possam, o mais rápido possível, conversar sobre o projeto e estabelecer os objetivos gerais , sendo assim marque uma reunião para isso, #ASAP – As soon as possibile – O mais rapido possivel.
Dica # 2 : Crie uma lista de tarefas
Quando tudo parece confuso, a melhor coisa a ser feita é começar é escrever exatamente o que você precisa fazer. Trabalhe com a sua nova equipe de projeto para criar uma lista de todas as tarefas que serão necessárias para a entrega do projeto . Eles são os especialistas no assunto deles, por isso não tente fazer isso sozinho! Use o seu conhecimento para construir uma lista de tarefas o mais abrangente possivel.
Utilize alguma ferramenta de gerenciamento de tarefas, de preferencia que possibilite o upload de listas de tarefas de outros aplicativos como o Outlook, MS Project, ToDo Cloud, etc. Isso vai te ajudar a economizar muito tempo na escritura das tarefas. Isso também significa que você pode facilmente compartilhar suas listas de tarefas com os outros, sem ter que depender de e-mails que rapidamente se tornam desatualizados. Mais pra frente vou escrever um post sobre ferramentas de Project Management aqui no blog.
Dica # 3: Produza um cronograma do projeto
Agora, adicione todas as suas tarefas do projeto em um programação., ou seja, organize as datas da sua lista de tarefas para que você possa ver a ordem em que elas precisam ser concluídas. Você também pode adicionar as dependências entre as tarefas. As dependencias interligam as tarefas e irão ajudá-lo a ver o que deve ser trabalhado em primeiro lugar na ordem de tarefas subsequentes. Se você não tem certeza sobre como interligar as tarefas, envolva a sua equipe nesta tarefa. Eles são os especialistas e provavelmente ja fizeram um trabalho semelhante antes, então eles vão ser capazes de ajudá -lo a identificar quais as tarefas que devem acontecer e quando.
Enquanto você está trabalhando nisso, adicionar nomes de Recursos (pessoas que irão executar cada tarefa) junto às tarefas para destacar quem é responsável pelo quê. É normalmente fácil descobrir qual pessoa da equipe vai assumir a liderança em determinadas tarefas, mas é importante ganhar a confiança dos indivíduos antes de alocar o trabalho à eles.
Uma agenda de projeto muitas vezes é feita na forma de gráficos de Gantt que mostram as informações graficamente na tela. Quase todas as ferramentas de gerenciamento de projetos podem gerar gráficos de Gantt para você.
Dica # 4: Certifique-se de que você tem metas
Tenha uma data fixa , ou defina o fim de uma fase do projeto através de uma Milestone, um marco. Um marco ocorre em uma data especifica e aparece como uma forma de diamante negro em seu gráfico de Gantt. Os Milestones ou marcos, destacam pontos definidos em sua programação e são realmente úteis quando se trata de acompanhar o progresso de um projeto. Coloque como objetivo ter pelo menos um marco por mês. Eles devem mostrar de maneira clara quando grandes blocos de trabalho tem que ser concluída até uma certa data.
Dica # 5: Exercite-se como monitorar o progresso
Finalmente, pense sobre “como” monitorar o progresso em seu projeto, mesmo que você tenha apenas formado a equipe e ainda está montando a sua lista de tarefas. Decida quantas vezes você vai querer verificar o progresso e como você está progredindo. Facilite o acompanhamento do status do projeto usando um software para criar relatórios automatizados. Se você está preocupado em não ser capaz de se lembrar de obter atualizações de status da equipe, colocar um alerta no seu calendário para lembrá-lo de entrar em contato com eles regularmente.
Gerencie as tarefas de sua equipe e do cronograma do projeto com as ferramentas de Project Management disponiveis no mercado, muitas sao gratuitas e bem feitas.
Eu tenho sempre utilizado esses 5 passos que me ajudam a gerenciar projetos pequenos e médios com eficiencia e organização…
Se desejar outras dicas, entre em contato e serà um prazer compartilhar alguns conhecimentos e técnicas.
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Um abraço
Jair Ribeiro
O mundo é binario - Professional Edition 